Trong môi trường làm việc số, dữ liệu doanh nghiệp ngày càng được lưu trữ và chia sẻ rộng rãi thông qua các nền tảng như Microsoft 365, SharePoint, OneDrive và Microsoft Teams. Điều này giúp nâng cao hiệu quả làm việc, nhưng cũng đặt ra những thách thức lớn trong việc kiểm soát và bảo vệ thông tin quan trọng.

Một trong những rủi ro đáng quan tâm là nhân viên có thể mang theo dữ liệu doanh nghiệp trước khi nghỉ việc, dù vẫn đang sử dụng tài khoản và quyền truy cập hợp lệ.

1. Khi nhân viên nghỉ việc, dữ liệu có thực sự an toàn?

Hãy hình dung một tình huống: Một nhân viên chuẩn bị nghỉ việc và trong những ngày làm việc cuối cùng, họ thực hiện hàng loạt thao tác như:

• Tải xuống nhiều tài liệu nội bộ từ SharePoint hoặc OneDrive.
• Sao chép danh sách khách hàng, báo cáo kinh doanh hoặc thông tin quan trọng.
• Chuyển tài liệu từ hệ thống công ty sang email cá nhân.
• Chia sẻ dữ liệu với các tài khoản hoặc dịch vụ lưu trữ bên ngoài tổ chức.

Điều đáng nói là những hoạt động này có thể được thực hiện bằng chính tài khoản mà doanh nghiệp đã cấp quyền sử dụng.

Nếu chỉ dựa vào cơ chế đăng nhập và phân quyền thông thường, bộ phận IT có thể khó nhận biết đâu là hoạt động phục vụ công việc và đâu là hành vi tiềm ẩn nguy cơ thất thoát dữ liệu.

Vấn đề là: Đến khi doanh nghiệp phát hiện dấu hiệu bất thường, những thông tin quan trọng có thể đã bị sao chép hoặc chuyển ra bên ngoài.

2. Doanh nghiệp có thể phát hiện sớm nguy cơ thất thoát dữ liệu không?

Câu trả lời là CÓ, nếu doanh nghiệp xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu phù hợp và triển khai các công cụ giám sát hiệu quả.

Thay vì chỉ tập trung vào việc ai được phép truy cập dữ liệu, doanh nghiệp cần quan tâm đến cách dữ liệu được sử dụng, chia sẻ và di chuyển trong suốt quá trình làm việc.

Đây cũng là một trong những bài toán mà Microsoft Purview được thiết kế để hỗ trợ giải quyết.

Thông qua các giải pháp quản lý và bảo vệ thông tin, Microsoft Purview giúp tổ chức tăng cường khả năng nhận diện rủi ro, kiểm soát dữ liệu nhạy cảm và hỗ trợ điều tra những hoạt động đáng ngờ.

3. Microsoft Purview hỗ trợ bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp như thế nào?

3.1. Phát hiện hành vi có dấu hiệu rủi ro nội bộ

Với Microsoft Purview Insider Risk Management, doanh nghiệp có thể xây dựng các chính sách nhằm nhận diện những hoạt động tiềm ẩn rủi ro liên quan đến dữ liệu.

Chẳng hạn, hệ thống có thể hỗ trợ phát hiện các dấu hiệu như tải xuống lượng lớn tài liệu, sao chép hoặc chia sẻ thông tin nhạy cảm bất thường, tùy thuộc vào chính sách và nguồn tín hiệu được cấu hình.

Nhờ đó, đội ngũ IT và Security có thêm cơ sở để đánh giá, xác minh và xử lý các nguy cơ trước khi chúng gây ra hậu quả nghiêm trọng.

3.2. Hạn chế nguy cơ thất thoát dữ liệu với DLP

Data Loss Prevention (DLP) là một trong những giải pháp quan trọng của Microsoft Purview, giúp doanh nghiệp kiểm soát việc sử dụng và chia sẻ dữ liệu nhạy cảm.

Thông qua các chính sách DLP, tổ chức có thể thiết lập cảnh báo hoặc áp dụng biện pháp hạn chế khi người dùng thực hiện những hoạt động không phù hợp với quy định bảo mật.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể cấu hình chính sách nhằm hạn chế việc gửi thông tin nhạy cảm qua email hoặc chia sẻ tài liệu quan trọng ra ngoài tổ chức.

Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ dữ liệu bị tiết lộ do vô tình hoặc cố ý.

3.3. Theo dõi và điều tra hoạt động liên quan đến dữ liệu

Khi xảy ra sự cố, việc xác định dữ liệu đã được truy cập, chỉnh sửa hoặc chia sẻ như thế nào là vô cùng quan trọng.

Với Microsoft Purview Audit, đội ngũ quản trị có thể tra cứu những hoạt động được hệ thống ghi nhận, hỗ trợ quá trình kiểm tra và điều tra sự cố.

Khả năng truy vết giúp doanh nghiệp có thêm thông tin để đánh giá phạm vi ảnh hưởng, xác định nguyên nhân và cải thiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu.

3.4. Tăng cường bảo vệ theo mức độ rủi ro

Không phải mọi người dùng hoặc mọi hoạt động đều có cùng mức độ rủi ro.

Thông qua Adaptive Protection, Microsoft Purview có thể kết hợp các mức độ rủi ro từ Insider Risk Management với chính sách DLP để điều chỉnh biện pháp bảo vệ phù hợp.

Chẳng hạn, khi người dùng được xác định có mức độ rủi ro cao hơn theo chính sách, doanh nghiệp có thể áp dụng những biện pháp kiểm soát dữ liệu chặt chẽ hơn.

Cách tiếp cận này giúp tổ chức xây dựng chiến lược bảo vệ dữ liệu linh hoạt, thay vì áp dụng một chính sách cố định cho tất cả trường hợp.

4. Bảo vệ dữ liệu cần bắt đầu trước khi rủi ro xảy ra

Việc thu hồi tài khoản hoặc vô hiệu hóa quyền truy cập khi nhân viên nghỉ việc là cần thiết, nhưng chưa đủ để đảm bảo an toàn thông tin.

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản trị dữ liệu xuyên suốt, từ phân loại thông tin, thiết lập quyền truy cập đến giám sát hoạt động và kiểm soát việc chia sẻ dữ liệu.

Bảo mật dữ liệu không nên chỉ bắt đầu khi nhân viên nộp đơn nghỉ việc, mà cần được triển khai ngay trong quá trình vận hành hằng ngày.

Đặc biệt, trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào Microsoft 365 và các nền tảng làm việc trên Cloud, việc hiểu và triển khai đúng các giải pháp bảo vệ thông tin đang trở thành kỹ năng quan trọng đối với đội ngũ IT và Security.

5. Nâng cao năng lực bảo vệ dữ liệu với khóa học Microsoft Information Security Administrator (SC-401)

Để quản lý và bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp hiệu quả, nhân sự IT không chỉ cần kiến thức về hệ thống mà còn phải hiểu cách triển khai các chính sách bảo mật thông tin trong môi trường thực tế.

Khóa học Microsoft Information Security Administrator (SC-401) tại Master Learning Hub Academy giúp học viên tiếp cận các giải pháp bảo vệ thông tin trong hệ sinh thái Microsoft, đặc biệt là Microsoft Purview.

Thông qua chương trình đào tạo, học viên được trang bị kiến thức và kỹ năng liên quan đến:

• Phân loại và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm trong doanh nghiệp.
• Triển khai các chính sách Data Loss Prevention (DLP).
• Tìm hiểu khả năng quản lý và phát hiện rủi ro nội bộ.
• Giám sát, kiểm tra và hỗ trợ điều tra các hoạt động liên quan đến dữ liệu.
• Xây dựng các biện pháp bảo vệ thông tin phù hợp với môi trường Microsoft 365.

Khóa học phù hợp với IT Administrator, System Administrator, Microsoft 365 Administrator, Security Administrator và những nhân sự đang định hướng phát triển chuyên môn trong lĩnh vực bảo mật thông tin doanh nghiệp.

Tìm hiểu chương trình đào tạo SC-401 tại Master Learning Hub Academy để nâng cao năng lực quản trị, kiểm soát và bảo vệ dữ liệu trong môi trường làm việc hiện đại.

Master Learning Hub Academy – Đào tạo chuyên sâu công nghệ Microsoft và giải pháp CNTT doanh nghiệp.