Dân văn phòng không thiếu việc, nhưng lại thường mất thời gian ở một chỗ rất quen: chờ duyệt – nhắc duyệt – hỏi lại “đã duyệt chưa?”. Quy trình càng nhiều bước thì càng dễ trễ, dễ sót và khó theo dõi.
Với Power Automate trong Microsoft 365, các luồng phê duyệt hoàn toàn có thể tự động hóa để nhanh hơn, rõ ràng hơn và có lịch sử theo dõi đầy đủ.
Những quy trình phê duyệt có thể tự động hóa rất hiệu quả
1) Phê duyệt nghỉ phép / OT
- Nhân viên điền form
- Hệ thống tự gửi cho quản lý phê duyệt
- Quá hạn tự nhắc
- Kết quả tự lưu và gửi về HR để tổng hợp
2) Phê duyệt tạm ứng / thanh toán
- Điền form yêu cầu
- Tự chuyển theo luồng: Trưởng bộ phận → Kế toán → Ban giám đốc (nếu cần)
- Hệ thống tự thông báo kết quả cho người gửi và các bên liên quan
3) Phê duyệt mua sắm / đề xuất thiết bị
- Gửi đề xuất theo mẫu
- Hệ thống tự ghi log và gửi đúng người duyệt
- Tự cập nhật trạng thái: Đang xử lý / Đã mua / Từ chối
- Dễ tra cứu lại khi cần báo cáo
4) Phê duyệt yêu cầu IT support / yêu cầu nội bộ
- Gửi yêu cầu qua form hoặc Teams
- Hệ thống tự gán đúng nhóm phụ trách
- Tự cập nhật trạng thái theo tiến độ
- Tránh tình trạng trôi mail, quên ticket, không biết ai đang xử lý
Khi quy trình được tự động hóa, bạn sẽ giảm đáng kể thời gian “chạy theo người duyệt” và tăng khả năng kiểm soát, minh bạch, đo lường.
